Pièces à fournir pour un appel d'offres : liste par prompt

La liste des pièces d'un appel d'offres change d'une consultation à l'autre : c'est le règlement de la consultation qui la fixe. Le prompt ci-dessous en tire la liste exacte, la classe par dossier et la compare à ce que vous avez préparé. Vous obtenez une liste à cocher que vous relisez la veille du dépôt.

La base commune à presque tous les marchés publics

D'après les fiches officielles des entreprises sur la candidature et sur l'offre :

Candidature

• DUME, ou formulaires DC1 (lettre de candidature) et DC2 (déclaration du candidat) ;
• DC4 pour chaque sous-traitant déclaré ;
• la déclaration sur l'honneur de n'entrer dans aucun cas d'exclusion (article R2143-3 du code de la commande publique), comprise dans le DC1 ou le DUME ;
• les renseignements et justificatifs de capacité demandés par l'acheteur (chiffres d'affaires, références, moyens, certifications, assurances).

Offre

• l'offre technique ou mémoire technique ;
• l'offre financière : bordereau des prix unitaires (BPU) ou décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), selon le marché ;
• les autres documents demandés : échantillons, maquettes, plannings, catalogues… ;
• l'acte d'engagement, que le candidat retenu complète au moment de l'attribution, selon la fiche officielle.

Situation 1 : extraire la liste exacte du règlement

Tu es assistant administratif dans une PME qui répond à un appel d'offres.
Je te colle le règlement de la consultation [objet, référence].

Ta tâche : établir la liste complète des pièces à remettre, en deux parties
(candidature / offre), sous forme de tableau :
pièce | obligatoire ou facultative | format exigé (PDF, tableur, nombre de pages,
modèle imposé) | signature exigée oui/non | article du règlement.

Ajoute une troisième partie « à fournir seulement par l'attributaire »
si le règlement en parle (attestations, certificats, assurances).

Règles :
- Ne liste que ce qui est écrit dans le règlement ou dans les pièces
  auxquelles il renvoie expressément.
- Si un article renvoie à un document que je ne t'ai pas donné,
  signale-le au lieu de deviner son contenu.
- Note à part tout format inhabituel (fichier par lot, nommage imposé,
  taille maximale).

À vérifier. Comparez le nombre de pièces trouvées avec la table des matières du règlement : une rubrique « contenu de l'offre » oubliée fausse toute la liste. Les modèles imposés (cadre de mémoire, bordereau à remplir) doivent apparaître en tant que tels.

Situation 2 : comparer avec votre dossier

Voici la liste des fichiers que nous avons préparés pour ce dépôt
(nom de fichier, contenu en une ligne) :
[collez la liste]
Compare avec la liste des pièces exigées. Donne :
1. les pièces exigées absentes de notre dossier ;
2. les fichiers dont le format ne correspond pas à l'exigence ;
3. les pièces qui doivent être signées ;
4. les fichiers en trop qui ne sont pas demandés.

À vérifier. La comparaison porte sur les noms et descriptions que vous donnez : ouvrez quand même chaque fichier avant le dépôt pour vérifier qu'il contient bien la bonne version.

Situation 3 : la veille du dépôt

Prépare une liste de contrôle finale pour le dépôt sur la plateforme :
date et heure limites, lots concernés, pièces par lot, signature électronique,
dernier fichier déposé = version complète, accusé de réception à conserver.
Format : liste à cocher, une ligne par action, dans l'ordre chronologique.

Rappels de la fiche officielle sur la remise

• Au-delà de 60 000 € HT, l'offre est obligatoirement transmise de façon dématérialisée, sur le profil d'acheteur ; les réponses papier sont irrecevables.
• Si vous déposez plusieurs fois, seule la dernière offre reçue dans le délai est ouverte : elle doit contenir l'offre modifiée en entier.
• La copie de sauvegarde est facultative et l'acheteur ne peut pas l'imposer.
• La signature électronique de l'offre finale peut être exigée ; le certificat est payant et nominatif, et son obtention peut prendre plusieurs jours.

Ce que l'assistant n'a pas besoin de voir

Pour établir et comparer la liste, l'assistant a besoin du règlement et d'une liste de noms de fichiers, pas des pièces elles-mêmes. Vos attestations fiscales et sociales, votre extrait Kbis et vos bilans n'ont pas à être collés dans la conversation : un nom de fichier et une date de validité suffisent pour vérifier qu'ils sont prêts et à jour. La CNIL rappelle que, dans le cas général, c'est l'entreprise utilisatrice qui engage sa responsabilité si son personnel fait un mauvais usage d'un outil d'IA : si plusieurs personnes préparent vos dossiers, dites-leur clairement ce qui peut être collé et ce qui ne l'est pas.