Motifs de rejet d'une offre : les demander par prompt

Une lettre de rejet n'est pas la fin du dossier : c'est la meilleure source d'information pour la prochaine réponse. Le code de la commande publique vous donne le droit de connaître les motifs du rejet et, si votre offre était régulière, les caractéristiques de l'offre retenue. Les prompts ci-dessous rédigent la demande, puis exploitent la réponse.

Ce que prévoit le code

• Notification sans délai. L'acheteur notifie sans délai à chaque candidat ou soumissionnaire concerné sa décision de rejeter sa candidature ou son offre (article R2181-1).
• Procédure adaptée. Le candidat dont l'offre a été rejetée peut obtenir les motifs du rejet dans un délai de quinze jours à compter de la réception de sa demande. Si son offre n'était ni inappropriée, ni irrégulière, ni inacceptable, l'acheteur lui communique aussi les caractéristiques et avantages de l'offre retenue et le nom de l'attributaire (article R2181-2).
• Procédure formalisée. La notification du rejet mentionne les motifs ; si elle intervient après l'attribution, elle indique aussi le nom de l'attributaire, les motifs du choix de son offre et la date à partir de laquelle le marché peut être signé (article R2181-3).
• Sur demande. Le soumissionnaire dont l'offre n'a pas été écartée pour irrégularité, caractère inacceptable ou inapproprié peut obtenir, au plus tard quinze jours après sa demande, les caractéristiques et avantages de l'offre retenue si le marché est attribué (article R2181-4).

Situation 1 : rédiger la demande

Tu es assistant d'un dirigeant de PME. Notre offre pour le marché
[objet], référence [n°], lot [n°], lancé par [acheteur], a été rejetée.
Voici la lettre de rejet reçue le [date] : [collez-la].
Procédure : [adaptée / appel d'offres / autre, telle qu'indiquée
dans le règlement].

Ta tâche : rédiger un courriel court et courtois à l'acheteur pour
demander :
1. les motifs détaillés du rejet de notre offre ;
2. si notre offre était régulière, les caractéristiques et avantages
   de l'offre retenue et le nom de l'attributaire ;
3. nos notes par critère et sous-critère, et celles de l'attributaire.
Cite l'article du code de la commande publique qui correspond à la
procédure (R2181-2 en procédure adaptée, R2181-4 sinon) sans ton
de menace. 150 mots au plus. Vouvoiement.
Avant de rédiger, dis-moi si la lettre de rejet contient déjà certains
de ces éléments : on ne redemande pas ce qu'on a reçu.

À vérifier. Contrôlez la procédure dans le règlement de la consultation : elle détermine l'article à citer. La demande des notes détaillées (point 3) va au-delà de ce que listent les articles cités ; formulez-la comme une demande, pas comme un dû. Envoyez la demande par un moyen qui garde une trace datée.

Situation 2 : analyser la réponse de l'acheteur

Voici la réponse de l'acheteur [collez-la] et la grille des critères
du règlement [collez-la]. Établis un tableau :
critère | pondération | notre note | note de l'attributaire | écart
pondéré | motif donné par l'acheteur.
Puis classe les écarts du plus coûteux au moins coûteux en points.
Montre les calculs pour que je les refasse.

À vérifier. Refaites les calculs d'écart pondéré sur un tableur. Si l'acheteur ne donne pas de notes chiffrées, le tableau se limite aux motifs : n'en déduisez pas de notes.

Situation 3 : tirer les leçons pour la prochaine réponse

À partir de l'analyse des écarts, propose trois à cinq actions concrètes
pour nos prochaines réponses du même type : ce qu'il faut ajouter dans
le mémoire (preuve, engagement, méthode), ce qu'il faut revoir dans le
prix, ce qu'il faut préparer en amont (certification, référence).
Pour chaque action : le motif de rejet auquel elle répond.
Ne propose rien qui ne découle pas d'un motif donné par l'acheteur.

À vérifier. Une leçon tirée d'un seul rejet reste une hypothèse. Notez-la dans votre grille go / no go et dans votre trame de mémoire technique, puis voyez si elle se confirme.

Lire une lettre de rejet : les points à chercher

Ce qu'il est inutile de coller

La lettre de rejet et la réponse de l'acheteur mentionnent souvent le nom et la signature d'un agent, parfois le prix de l'attributaire. La CNIL conseille de fixer des usages autorisés et interdits pour un outil d'IA, et cite parmi les interdits possibles le fait de lui fournir des données personnelles. Pour l'analyse, effacez les noms et signatures avant de coller : seuls les motifs, les notes et les critères servent.

Si vous envisagez de contester l'attribution, ne perdez pas de temps avec l'assistant : les recours obéissent à des délais et des conditions propres, et c'est un avocat qui vous dira lesquels s'appliquent à votre marché.